1.Recomendaciones generales para la elaborasion de correspondencia

1.1USO DE LAS MAYUSCULAS

a. las palabras escritas con mayúscula  sostenida no se dividen

b. se deben utilizar mayúscula sostenida para resaltar algún dato , sin exagerar .

c. en español se escriben en  minúscula los días, meses, puntos cardinales y estasiones del año

d. se deben escribir con mayucula inicial los nombres  propios de personas , lugares , empresas ,nombres de cargos y dependencias

NOTA: distinguir nobre propio de termino genérico

1.2 DIVICION CILABICA

EL guion(-) que se utiliza para la división cilabica . se debe colocar únicamente “uno”al lado de la letra cuya silaba se va  a separar. Por ejemplo cartografia

En la división mecanográfica se deven tener en cuenta lo siguiente

a.      No se deven dividir palabrs en el primer renglón del párrafo

b.      No se deben dividir palabras en dos líneas seguidas

c.       No se deben dividir palabras en la penúltima línea del párrafo

d.      No se deben dividir palabras en el ultimo renglón  de la pagina

e.      No se deben dividir nombres propios

f.        No se debe separar el signo de moneda  de la cifra , ni partir cantidades

g.      No se deben dividir palabras en silabas d una o dos letras ejemplo :fiel-correr

NOTA : Es incorrect separar una silaba y no clocar el gion correspondiente .incorrecto marcar doble guion (--)o rellenar espacios con guiones o colocar ralla debajo  de la letra que se va a  separar

1.3MARGEN DERECHO

Puede ser balanceado o justificado . el procesador de palabras y de la maquina electrónica permiten programar el margen derecho;sin embargo , se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones

a. procurar que los espacios , por justificasinon , no exedan el limite de estética

b. efectuar división  silábica corecta , en caso de ser indispensables

1.4 NUMEROS

a. los años se escriben en cifra iy sin punto

Ejemplo: 1996, ni en el reglón de la fecha, ni dentro del texto

B .los números incluidos en los textos deben escribirse de la siguiente forma: del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras ejemplo si hay varias cantidades como 2 y 4 o 5 entre 8, etc.

c. cuando sea necesario expresar cantidades en letras se deben tener en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra de las treinta y uno en adelante en tres palabras.

Ejemplos:  

16 dieciséis                                                                  17 diecisiete

18 dieciocho                                                                 19 diecinueve

20 veinte                                                                       21 veintiuno

22 veintidós                                                                   23 veintitrés

24 veinticuatro                                                              25 veinticinco

26 veintiséis                                                                 27 veintisiete

29 veintinueve                                                              30 treinta

31 treinta y uno                                                            32 treinta y dos

33 treinta y tres                                                                   34 treinta y cuatro

35 treinta y cinco                                                                36 treinta y seis

37 treinta y siete                                                                 38 treinta y ocho

39 treinta y nueve

Ejemplos variados del treinta y uno en adelante.

43 cuarenta y tres

48 cuarenta y ocho

56 cincuenta y seis

d. para documentos legales los números se expresan en cifras y letras, cuentas de cobro, facturas, ordenes de servicio, ordenes de viaje, cheques, etc.

Ejemplo:

-          $ 1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos)

-          un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($ 1.500,80)

-          4,50 m ( cuatro metros con cincuenta centímetros)

-          cuatro metros con cincuenta centímetros (4,50 m)

NOTA 1: La cifra se puede expresar en primer termino en letras o números, pero se debe conservar la opción elegida a través de todo el documento.

NOTA 2: El signo de pesos ($) debe estar unido a la cifra. Las palabras “pesos”va seguida de la expresión en letras.

Ejemplo:

-          $ 550

-          quinientos cincuenta pesos

e. Los números decimales deben separarse con una coma, en aquellos que presentan cifra entera su expresión debe anotarse con ceros y no con letra o minúscula (0), ni signo igual (=).

Ejemplo:

            435.342.872.960,50

                            402.127,50

                                     37,00

f. En el caso de trabajar con valores exclusivamente enteros, sin decimales, la expresión será la siguiente.

Ejemplo:

                        485.217

                        375.980

                      1.492.176

g. Al escribir un valor numérico con un símbolo, se deja un espacio entre el valor numérico  y este. No podrá dejarse solo el valor numérico al final de la línea.

Ejemplo:

1 m

1 g

1 cm

h. El símbolo de unidades no lleva punto final y solo en la circunstancia de que este se derive de nombre propio, la primera letra se escribe con mayúscula.

Unidad de medida                          Símbolo

Metro lineal                                      m

Metro cuadrado                               m2

Metro cubico                                    m3

Kilogramo                                        Kg

Kilometro                                          Km

Hectómetro                                      Hm

Decámetro                                       Dm

decímetro                                               dm

centímetro                                              cm

milímetro                                          mm

toneladat

gramog

miligramo                                         mg

i.    Los números telefónicos se deben separar únicamente con espacios. Los números de cedula con punto.

Ejemplo:

30 59 11                    45 33 33

cédula de ciudadanía 32.397.330 de Medellín

j. Se deben utilizar  cifras para grados, porcentajes y proporciones.

Ejemplo:

18 º, 5% escala 1:1000                 

1.5 HORA

la denominación de hora local se debe utilizar según modelo internacional de 24 horas.

Mañana                                                                               Tarde

00:01 un minuto después de la media noche               13:00 una de la tarde

00:30 30 minutos después de la media noche             14:00 dos de la tarde

01:00 una de la mañana                                                   15:00 tres de la tarde

02:00 dos de la mañana                                                    16:00 cuatro de la tarde

03:00 tres de la mañana                                                    17:00 cinco de la tarde

04:00 cuatro de la mañana                                               18:00 seis de la tarde

05:00 cinco de la mañana                                                 19:00 siete de la noche

06:00 seis de la mañana                                                   20:00 ocho de la noche

07:00 siete de la mañana                                                  21:00 nueve de la noche

08:00 ocho de la mañana                                                 22:00 diez de la noche

09:00 nueve de la mañana                                               23:00once de la noche

10:00 diez de la mañana                                                   24:00 medianoche

11:00 once de la mañana

12:00 mediodía

NOTA: La cifra se expresa seguida de la palabra horas.

Ejemplos:

14:00 a 16:00 horas

El taller se iniciara a las 15:00 horas

La citación es a las 10:00 horas

1.6 TRANSCRIPCION TEXTUAL DE DOCUMENTOS

Después de enunciar la transcripción de un texto completo se deben dejar tres espacios de sangrado izquierdo y derecho para destacarlo de la siguiente manera:

1.7 DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES

Los títulos y cargos correspondientes a damas deben escribirse en su respectiva forma femenina como lo establece la academia de la lengua.

Títulos y Cargos

Abogada                                                                               Odontóloga

Administradora                                                                    Presidenta

Alcaldesa                                                                              Revisora Fiscal

Bacterióloga                                                                         Secretaria General

Bióloga Marina                                                                    Sicóloga

Contadora                                                                            Tesorera

Doctora                                                                                 Tecnóloga

Física Nuclear                                                                     Vicepresidenta

Jueza                                                                                    Microbióloga

Ministra                                                                                 Gobernadora

Ingeniera                                                                              Vicerrectora

NOTA:Los cargos y títulos llevaran mayúscula inicial  o minúscula, según se trate de nombre propio o terminogenérico. Ejemplo: La secretaria  Clara Martínez (es genérica), pero si hablamos de Clara Martínez, Secretaria División Recursos Físicos (si es con mayúscula inicial el cargo).

1.8 ABREVIATURAS

En las cartas comerciales  es incorrecto el uso de abreviaturas. Deben colocarse las palabras completas.

Ejemplo: Usted, señor, factura, cuenta y otros .

Cuando use usted en algún texto, esta no va en mayúscula inicial, toda es minúscula.

NOTA: cuando la abreviatura forme parte del nombre de una empresa esta debe escribirse según aparezca en la razón social.

Ejemplos:

-          Cía. Colombiana de Tabaco.

-          Rojas Hermanos Ltda.

-          Compañía Colombiana de Tejidos S.A.