acta

ACTAS

9.1 CONCEPTO

Acta es una comunicación escrita cuyo objetivo principal es relacionar lo que sucede, se debate y se acuerda o da lugar a discrepancias en una reunión.

9.2 CLASIFICACION

a. Acta registrada: aquellas que corresponde a reuniones de sociedades anónimas limitadas, en comandita, y juntas directivas, que obligan a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.

b. Acta no registrada: aquella que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.

9.3 CONDICIONES GENERALES

a. Márgenes.

Margen superior                        4 cm y 3 cm

Margen inferior                          3 cm y 2 cm

Margen izquierdo                       4 cm y 3 cm

Margen derecho                         3 cm y 2 cm

b. Lleva un titulo específico que indica el nombre del grupo que se reúne. Además  se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.

c. La numeración es consecutiva puede iniciarse cada año o ininterrumpida.

d. Se puede llevar en el mismo libro las actas de asamblea o juntas Directivas. En tal caso, se distingue cada acta con el nombre del organismo y con una numeración continua para cada uno.

e. Para sociedades mercantiles loas actas se numeran de manera consecutiva.

f. Se indica el nombre de la ciudad donde se celebra la reunión y la fecha expresada en forma completa.

g. Se indica la hora exacta de iniciación y termino de la reunión.

h. Se especifica el sitio de la reunión.

i. Se relacionan las personas que asisten.

j. Se detallan los nombres de las personas invitadas, si las hay.

k. Se detallan el nombre de las personas ausentes, si las hay.

l. Se anota el orden del día.

m. El del acta sigue el mismo orden de los temas propuestos, con su numero y nombres correspondientes.

n. A continuación del desarrollo del acta, se indica la nueva convocatoria, si las hay

ñ. Se consignan los nombres y cargos de las personas autorizadas para firmar.

9.4 REQUISITOS

9.4.1 Razón Social

Se colocara en el margen superior, impresa o escrita.

9.4.2 Titulo

El titulo de la reunión y su naturaleza se escribirán centrados, en mayúscula sostenidas.

Ejemplo:

ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS

COMITÉ DE PRESUPUSTOS

REUNION DE JUNTA DIECTIVA

9.4.3 Denominación del cuerpo y número

Después del titulo se ubicara la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada o contra el margen izquierdo y a continuación se colocara el numero consecutiva que le corresponda.

NOTA: se suprimirán el símbolo del numero y la abreviatura.

9.4.4 Fecha

Contra el margen izquierdo se imprimirá o escribirá la palabra FECHA, en mayúscula sostenida. Al frente se anotaran la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha expresada en forma completa, separadas por coma. Ejemplo:

FECHA: Bucaramanga, 15 de junio de 1995

NOTA: en caso de sociedades que registran sus actas la entidad competente, se indicara el lugar, la fecha y la hora de reunión; además de la forma y antelación de la convocatoria.

9.4.5 Hora

Se imprimirá o se escribirá a maquina la palabra HORA; en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo. Al frente se anotara la hora de iniciación y de terminación de la reunión. Ejemplo:

HORA: de 09:15 a 11:45 horas

9.4.6 Lugar

Se imprimirá o se escribirá a maquina la palabra LUGAR; en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo. Al frente se anotara el sitio de la reunión. Ejemplo:

LUGAR: hotel EL BARON, Salón Diamante

9.4.7 Asistentes

Se imprimirá o se escribirá a maquina la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo.

a.    La relación de nombres se iniciara con mayúscula inicial, frente a la palabra ASISTENTES.

b.    El nombre de los asistentes se registrara con el tratamiento dedo a cada unió de ellos y el cargo que desempeña en la reunión. Este ultimo separado por coma.

Ejemplo:

Ingeniero Eduardo Casas Burgos, Presidente

c.    Se seguirá un orden jerárquico. En caso de igual jerarquía. Se seguirá un  orden alfabético por apellidos.

d.    En reuniones o comités que no obligan a quórum, integrados por personas de igual jerarquía pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.

e.    En comités internos, en los que el cargo en la entidad de cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplicara por dependencias.

f.     En las listas de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva representación de otra:

·         En el caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indicara el numero de derechos propios o ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones, el numero de acciones suscritas, para efectos de verificaciones de quórum legal o estatuario.

·         En reuniones o comités empresariales internos, se aclarara cuando una persona asiste por dicho propio y que demás lleva la representación de otra. Dicha persona se anotara dos veces, como asistente y como representante.

·         En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuanta que, si los socios concurren a través de apoderado, debe expresarse el nombre de este, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz. Se indicara en que calidad actúa su representante.

Ejemplo.

ASISTENTES: Doctor Mario Restrepo, Secretario

                           Doctor Mario Restrepo en representación del Ingeniero Alberto                          Gonzales. Vocal

g.    Cuando los asistentes pasan de 10, se elabora una lista aparte, que se incluirá como primer anexo del acta y se especificara así:

ASISTENTES: lista aparte (120 personas)

h.    Cuando varias personas tenían una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtitulo común, que se ubicara frente a la palabra asistentes, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos.

Ejemplos:

ASISTENTES:    Consejeros Principales:

                               Ingeniero Ernesto Álzate García

                               Señora Martha Bermúdez

                               Señor Gustavo Rojas

                            Suplentes

                               Señor Carlos Uribe Gómez

                               Señor Víctor Arias Cano

                               Señora María Consuelo Pérez

9.4.8 Invitados

A continuación de la lista de asistentes se anotara la palabra INVITADOS (si los hay) en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. Los nombres se escribirán con mayúscula inicial.

9.4.9 Ausentes:

Se anotara la palabra AUSENTES (si los hay) en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. Si se requiere se consignara el motivo de la ausencia

9.4.10 Orden del día

Se escribirá la expresión ORDEN DEL DIA, en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo. A continuación se enumeran los temas motivos de la reunión identificándolos con números arábigos.

 NOTA: los datos del encabezamiento se tabularan a dos espacios de la expresión más larga ORDEN DEL DIA.

9.4.11 Desarrollo

Se escribirá la palabra DESAROOLLO, en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo y seguida en dos puntos.

a.    El desarrollo del texto se iniciara con el primer tema del orden del día, qué podrá ser “verificación del quórum” en reuniones que n la requieran el primer tema será lectura y aprobación.

b.    Después del titulo del tema se iniciara el desarrollo del texto correspondiente.

c.    En el tema “lectura y aprobación del acta anterior” se indicara si fue aprobada, o se anotaran las modificaciones que se presenten.

9.4.12 Convocatorias

Si se requieren se escribirá contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. A continuación se anotaran la fecha y hora  de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indicara el lugar.

9.4.13 Firma. Nombre y cargo

El nombre completo de los firmantes responsables se ubicaran de cuatro a seis renglones a partir de la ultima línea del acta, en mayúscula sostenida. El cargo se escribirá a un renglón del nombre. Con mayúscula inicial y sin centrar.

a.    Cuando los firmantes autorizados corresponden a presidente y secretario, su nombre y su cargo se escribirán: el “presidente” contra el margen izquierdo y el “secretario” en la misma línea sobre la derecha.

b.    En caso de varis firmantes sus nombres se escribirán aproximadamente a cuatro renglones uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar. La última se centra.

c.    Toda acta terminada con las firmas de los responsables de las cuales minino dos aparecerán  en la misma página donde finalizo el texto.

En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribirá la expresión “Pasan firmas” seguida de dos puntos (:) en el borde inferior de la hoja y  hacia el margen derecho.

9.4.14 Paginas Siguientes

Para las páginas siguientes de un cata, se establecerán los siguientes requisitos.

a.    Papel de la misma calidad, calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresión alguna.

b.    Aproximadamente a 4 cm del borde superior de la hoja, contra el margen izquierdo  y con mayúscula inicial, se identificara el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente, separados por un guion. En la misma línea sobre el margen derecho, se escribirá el numero de pagina, sin precederlo del símbolo mi la abreviatura.

Ejemplo:

Reunión comité Académico-Acta 2002

9.5 APRENDICE

9.5.1 indicaciones complementarias

a. el acta se redacta en tiempo pasado, las actas de comparecía y descargo se redactan en presente

b. ningún párrafo del acta se inicia con gerundio

c. el acta no se redacta en lenguaje telegráfico, no puede presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación

d. toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

e. se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

f. cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo. Cuando haya lugar a votaciones, se  indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

g. en caso  de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que como secretario de la misma.

En el acta no registrada, es preciso que quede constancia de los nombres de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario

h. en actas registradas y en las que se considera conveniente, el presidente coloca su rubrica en el margen inferior izquierdo de cada hoja. En esta acta firman el presidente y el secretario o en su defecto, el revisor fiscal.

i. en las actas registradas, después de las firmas correspondientes, el secretario o en su defecto el representante legal de la compañía, ratifica la constancia  de la valides del acta, así

“la anterior acta es la fiel copia tomada de su original la cual se halla asentada en el libro de actas de la sociedad debidamente registrados en el de  19 bajo el no. De los folios.

j.      En actas registradas es necesario acreditar ate la entidad competente, por escrito y con las firmas respectivas, la aceptación del nombramiento de los representantes legales, miembros de juntas directivas o revisores fiscales.

k.    Las actas se presentan en hojas sueltas o también en libros que para el efecto han sido destinados.

l.      Resumen de compromisos: junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en el cual se consignen : acciones, responsables de las mismas y fechas limites de cumplimento

m.  Anexos. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentes una información, estos se enuncian en el desarrollo del orden del día y se adjuntan al acta.