EL SOBRES
En caso de presentarse copia extras, se debe elaborar un sobre con los datos correspondientes. Cuando la carta lleva anexos y estos no caben en el sobre con ventanilla, la dependencia que envía la comunicación elabora u sobre de manila, en el cual se anotan los datos del destinatario debidamente centrados. Estos datos son los mismos escritos en el encabezamiento de la carta
3.1 DISTRIBUCION DEL SOBRE
El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera
3.1.1 tercio izquierdo: para anotar los datos del remitente
Cuando estos datos son demasiado extensos, se imprimen así: en el tercio superior izquierdo el logotipo y la razón social, en medida que no exceda de 2.5 cm verticales por 14 cm horizontales; los demás datos en los tercios inferiores, sin exceder 1.5 cm del borde inferior del sobre. A nivel de la línea de dirección, en este tercio, se anotan las indicaciones “CONFIDENCIAL”, “URGENTE” cuando estos se requieran
3.1.2 tercio central: se ubican los datos del destinatario
La estructura de la dirección y el reparto de sus elementos consecutivos, sobre las diferentes líneas se deben centrar así:
a. Verticalmente, de la mitad del sobre se sube dos o tres renglones, dependiendo del numero de líneas
b. Horizontalmente, de la mitad del sobre se retroceden cinco o diez espacios, dependiendo de la extensión de las líneas correspondiente.
De acuerdo con el lugar de destino se tendrá en cuenta las siguientes normas:
a. Sobre local: para envió por correo urbano o con mensajero se debe colocar el nombre de la ciudad en mayúscula sostenida.
Ejemplo:
Señora
María Claudia Forero
Jefa de relaciones publicas
Davivienda
Carrera 24 15-28
SANTAFE DE BOGOTA D.C
Para entrega personal por el firmante se escribe la palabra presente
Ejemplo:
Señora
María Claudia Forero
Jefa de relaciones publicas
Davivienda
Carrera 24 15-28
Presente
b. Sobre nacional (fuera de la ciudad de origen): el nombre de la ciudad se debe escribir en mayúscula sostenida, separado por coma del nombre del departamento.
Ejemplo:
Señora
Consuelo Álvarez Gómez
Gerente financiero
Banco de Colombia
Carrera 15 86-34
PEREIRA, RISARALDA
c. Sobre internacional: se debe tener cuenta las siguientes especificaciones:
-el nombre de la ciudad se debe escribir en mayúscula sostenida, con cualquier dato numérico o nombre estipulados por el país de origen
-en este sobre se presenta una séptima línea que corresponde al nombre del país, este debe escribirse a dos renglones de la ciudad, en español y en mayúscula sostenida
Ejemplo:
Señora
Louise wackeman
Proyect manager
International Institute for Cotton
3016 Kingston Road
LONDON
INGLATERRA
- Se puede optar por escribir el nombre del país en el idioma de origen, sin omitir expresarlo en español.
Ejemplo:
Señor
George Kurs
Gerente para América Latina
GOPA-Consultores
Grivap St. 363
FRANKFURT
DEUTSHLAND - ALEMANIA
- En sobres comerciales dirigidos al extranjero las denominaciones señor, señora, señorita se escriben en español.
3.1.3 Tercio derecho: es para uso del correo
En caso de anotaciones necesarias para la oficina de correos, tales como: ENTREGA INMEDIATA, RECOMENDADO y otros, se ubican en el tercio derecho y a nivel de la línea de dirección y en mayúscula sostenida.
Cuando se emiten estampillas conmemorativas, la Administración Postal prohíbe que se coloquen en el sobre. Estas se deben adherir a la carta en la parte inferior izquierda.
Figura 3. Esquema distribución del sobre
FIGURA 4. Esquema sentido de escritura en los sobres manila
Remitente DOCTOR JUAN LUIS RESTREPO M. GERENTE INCORA APARTADO 1234 NEIVA, HUILA |
Remitente DOCTOR JUAN LUIS RESTREPO M. GERENTE GENERAL INSFOPAL Apartado 1234 NEIVA, HUILA |
Anexo 2. Modelo sobre con ventanilla
SENA REGIONAL SANTANDER
EDIFICIO CAMARA DE COMERCIO CARRERA 19 36-20 PISO 8º - APDO 1077- TELEX 77795 FAX 330875 – TEL 304308- BUCARAMANGA COLOMBIA. |
ANEXO 3: Modelo del sobre completo
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