archivo de gestion

CUESTIONARIO PARA VALORAR CONOCIMIENTOS SOBRE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

Código instrumento: T.O.A-44-10

XXX: Iníciales del programa de formación

YY: últimos números de la ficha de caracterización

ZZ: Consecutivo

1. DATOS GENERALES

Programa de Formación:	TECNICO EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Proyecto formativo:	CREACION DE UNA EMPRESA ASESORA EN ARCHIVO PARA LOS DIFERENTES SECTORES EMPRESARIALES.
Competencia:	ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTION DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLITICAS INSTITUCIONALES.
Actividad de aprendizaje:	CONOCIMIENTO DE CONCEPTOS VISTO PARA LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION  DE LOS ARCHIVOS DE ACUERDO  CON LA LEY  594/2000 Y  POLITICAS INSTITUCIONALES.
Evidencias de conocimiento: CUESTIONARIO
·         Criterios de Evaluación: Aplica  los conceptos  de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. ·         Aplica las agrupaciones documentales de la Organización, según la estructura orgánico funcional de la empresa. ·         Elabora el cuadro de clasificación documental, de acuerdo con los principios archivísticos. ·         Aplica los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales y la legislación vigente. ·         Realiza la conformación y ordenación interna del expediente, según normas vigentes ·         Aplica  los conceptos  de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos. Interpreta el Programa de Gestión Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de los documentos
Duración de la evaluación:
Nombre del Alumno (a):
Número de ficha de caracterización:
Centro de formación: Centro Agro empresarial y Turístico  de los Andes.
Nombre del Instructor(a): Ana Lida Burgos Correa.

2.  INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Amigo(a)  aprendiz   en formación:

Este cuestionario ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento.  Lo (a) invito para que conteste todas las preguntas y entregue sus respuestas al Instructor(a) formador(a)

3. CUESTIONARIO:

1.    ¿Qué es descripción documental?

-     Cuales son sus Objetivos

-      Cuales son sus Instrumentos

-     Cual es el  Nivel de descripción

-      Cual es la  Normatividad Vigente

-     Cuales son las Carácterísticas de los documentos: intrínsecas y extrínsecas.

2.  ¿Qué son Instrumentos de descripción?

Iinventarios: Concepto, uso y aplicación

 Cuales son sus Índices

3.¿Qué es Tabla de Valoración Documental?

Cual es su Importancia?

4.Conceptos de:

-       Preservación de documentos

-       Conservación de documentos.

-       Principales factores de deterioro en los bienes documentales:

-   Ambientales

-   Bióticos

-   Desastres

-   Antropogénicos

-    

-   Primeros auxilios

5.¿Qué es Depósitos de archivo?

Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribución, Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas.

-       Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales

-   Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso

-       Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación, Iluminación, Seguridad, Mantenimiento, Estantería, Características, Distribución, Muebles,

-   Gran formato

-   Verticales

-   Otros formatos

-       Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos

-       Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.

-   Cajas, y Carpetas

6.¿ Que es Seguridad de la información?

-        Cuales son las Normas de seguridad?

-        Cual es el Programa de protección?

7.Transferencias documentales: Concepto, clases y normas.

8.Procedimiento para las transferencias:  Cronograma, inventario, actas de entrega y recibo.

9.Preparación de los documentos de archivo: Limpieza, eliminación de material metálico, identificación de material afectado por deterioro, revisión y foliación, realmacenamiento, amarre y embalaje.

10.  Organización de documentos transferidos: Recepción, cotejo con el inventario y aplicación de tablas de retención, ubicación topográfica y actualización del inventario documental en el archivo central.

11. EVALUACIÓN:

OBSERVACIONES

RECOMENDACIONES

JUICIO DE VALOR

OBSERVACIONES DEL EVALUADO

Ciudad y Fecha:

Firmas: Evaluador@:­­­­­­­­­­________________________________________ Alumn@:___________________________________________